Mail merge membantu kita untuk
membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang
berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat,
label, dan amplop.
Untuk membuat
mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master,
dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source,
yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama
dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di
Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial
ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih
cepat. Selain itu:
- Lebih
mudah mengontrol dan menambah data baru.
- Lebih
mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita
ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
- Juga
mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya
dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan
lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen
(data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail
merge adalah sebagai berikut:
* Tahap I Membuat
Data Source
Buat
data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data
Surat.
*
Tahap II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master
surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master
Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan
Data Source dengan Dokumen Master.
* Tahap III
Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
1. Pada Mailings
tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
4. Selanjutnya
kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings
tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List,
dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog
Select
Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan
kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select
Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First
row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang
kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh
di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings
tab, grup Write
& Insert Fields, klik Insert Merge
Field dan pilih Nama.
10. Lakukan
juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen
akan seperti
contoh di bawah ini. Data ditampilkan
dalam tanda kurung siku dua <<data
field>>.
Di sini kita dapat mengatur
format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan
sebagainya.
- Bila hanya data tertentu saja
yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
- Pada Mailings
tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
- Di kotak dialog Mail
Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah
ini.
- Bila ada penambahan data baru
di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang
baru akan ditampilkan di daftar.
·
Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults
dan lakukan perubahan yang diinginkan.
* Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
· Pada tahap ini, klik tombol Finish
& Merge dan pilih:
· Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From
dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
· Edit Individual
Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan
ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current
record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.
